opana.opredelim.com страница 1страница 2 ... страница 5страница 6
скачать файл
Делопроизводствo

Аида


Тема: Организация оперативной деятельности службы делопроизводства.

План темы:

1.Оперативная обработка поступающих документов.

2.Порядок обработки отправляемых документов.

3.Правила регистрации и индексирования документов.
Литература: «Курс делопроизводства» - Кирсанова М., Аксенов Ю.
1.Порядок оперативной обработки поступающих документов.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят: 1.первичную обработку, 2.предворительное рассмотрение, 3.регистрацию, 4.рассмотрение руководством и 5.доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки содержания документов на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления, жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, не имеющие указание конкретного должностного лица структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости обязательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
2. Порядок обработки отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на вычислительный центр для обработки, а также получение документов обратно с вычислительного центра осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Учет бывает: полный и выборочный. Полный – это учет всех документов, а выборочный – по структурным подразделениям или по группам документов.

Отдельно учитываются жалобы, заявления и предложения граждан. При подсчете количества документов учитывается каждый экземпляр.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

В организациях создаются ИПС (информационно-поисковая система) ручного типа, механизированные и автоматизированные.

ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов и картотек.

Для достижения информационной совместимости информационных массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов:

- типовой номенклатуры дел;

- классификатора корреспондентов;

- классификатора названий видов документов;

- классификатора аспектов деятельности организации;

- классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и др.
3. Правила регистрации и индексирования документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Это: распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и другие документы. Это документы, как создаваемые и используемые внутри организации , так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих организаций и частных лиц.

Регистрации подлежат как рукописные и машинописные документы, так и создаваемые вычислительной техникой.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно:

- приказы руководителя по кадрам;

- приказы вышестоящего руководителя по основной деятельности;

- решения коллегии вышестоящих организаций;

- бухгалтерские сводки;

- отчеты предприятий;

- акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

- акты внедрения результатов научных разработок;

- заявки по материально-техническому снабжению и т.д.

Регистрация создаваемых и поступающих документов проводится децентрализовано. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате и т.д.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления.

Индекс документа состоит из: порядкового номера, регистрируемого документа; индекса по номенклатуре дел, классификатора исполнителей, корреспондентов, т.е вид документа.

В индексе документа соблюдается следующая последовательность (или обратная):

а) порядковый регистрационный номер;

в) индекс по номенклатуре дел;

с) индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрируемых данных и создать условия для перехода к автоматической регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа;

-индекс документа;

-заголовок документа (краткое содержание);

-резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

-срок исполнения;

-отметка об исполнении;

-индекс документа-ответа;

-номер дела.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационных карточек определяется самой организацией.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Предложения, заявления, жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Тема: Административные документы.


План темы:

  1. Организационная документация предприятия.

  2. Примерный Устав государственного и частного предприятия.

  3. Распорядительные документы.

Литература: «Курс делопроизводства» В.И.Кирсанова; Ю.М.Аксенов.


1.Организационная документация предприятия.

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Учреждения руководствуются наряду с актами государственной власти и государственного управления – положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Азербайджана издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях районов издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в городских администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

Все государственные, муниципальные и частные предприятия, общественные организации действуют на основе устава.

Примерный Устав государственного предприятия состоит из следующих разделов:



  1. Общие положения.

Кто учредители, самостоятельный субъект, осуществляющий свою деятельность в соответствии с «Законом…» на основе хозрасчета, местонахождение предприятия, уставный фонд в размере…

II. Цель и виды деятельности предприятия.

Выпуск какой продукции, выполнение работы, оказание услуг и другие.
III. Имущество предприятия.

Все имущество, находящееся в государственной собственности, пределы прав предприятия по распоряжению имуществом (продаже, отчуждению, сдаче в аренду, внесение в качестве залога…).

Источники формирования государственного имущества: прибыль, кредит, капитальные вложения, благотворительные взносы и другие.

IV. Организация деятельности предприятия.

Организация хозяйственной деятельности предприятия на основе договора, свободно в выборе форм хозяйствования, имеет право создавать филиалы, отделения, штатное расписание, использовать чистую прибыль, арендовать и др.

V. Управление предприятием.

Руководитель осуществляет управление предприятием в соответствии с уставом и законом. Нанимает работников, соблюдает условия контракта.

VI. Трудовой коллектив.

Все сотрудники предприятия участвуют в решении таких вопросов, как заключение договора, выделение льгот сотрудникам, деятельность руководителя, размер уставного капитала, проведение конференции.

VII Ликвидация и реорганизация предприятия.

Условия прекращения деятельности предприятия, его ликвидации, реорганизации (слияние, разделение, присоединение). Порядок ликвидации предприятия.

Устав – это свод правил, регламентирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан.

Их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и организаций утверждаются их вышестоящими органами. Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными администрациями, частных соответствующими владельцами и коллективами и регистрируются в городских, районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства и организации, вид документа, индекс, дата и место издания, гриф утверждения. В реквизите текст необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность, имущество и средства, управление и контроль, реорганизация и ликвидация. В зависимости от формы собственности разделы в тексте могут изменяться. После текста ставятся подписи.



Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (министерств), одного органа (Положение о государственной автоинспекции) либо структурного подразделения. В отдельную структуру следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства, положение о проведении различных конкурсов).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для учреждений и предприятий. Основные реквизиты типовых положений: наименование министерства, ведомства, организации, структурного подразделения , дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст. В текст положения включается: общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие вопросы в зависимости от вида положения. После текста подпись, отметка о согласовании.



Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководством) для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические и финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения различных актов и распорядительных документов.

Инструкции оформляются на общих бланках. Они утверждаются специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов или лиц, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции подразделяется на разделы, пункты, подпункты.

Первый раздел «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера.

III. Распорядительные документы

Одна из форм исполнительской и распорядительной деятельности организаций, учреждений и предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

-Администрации предприятий, учреждений и организаций – приказы, указания;

-кооперативные организации – решения;

-общественные организации – постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.



Постановления – это правовой акт, принимаемый высшими и центральными коллективного органа управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил поведения.

Ниже приводится типовой вид постановления.


НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ.

________(дата) __________(индекс)

__________________(место издания)


Заголовок к тексту.

Текст:


1.Констатирующая часть (причина, основные факты, цель).

2.Постановляющая часть (действия, сроки, ответственные лица)

Подпись руководителя _____________(инициалы)

Распоряжения – это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу компетенции, имеющий обязательную силу для тех кому оно адресовано. Распоряжения делятся на две группы:

- Распоряжения общего длительного характера;

- Распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Ниже дается вид типового распоряжения.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е.

От_________ (дата) №_________

_________________(место издания)

Заголовок к тексту

Текст:


1.Констатирующая часть(причина, основные факты, цель).

2.Распоряжающая часть (действия, конкретные поручения, сроки исполнения, ответственные лица)

Должность ____________(подпись) инициалы, фамилия.

Визы.


Указания – это распорядительный документ, издаваемый министерством, ведомством, учреждением, организацией по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказы – это правовой акт, издаваемый руководителем министерства, ведомства, учреждения, отдельного объединения, предприятия, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. Он обязателен для всех работников данной организации.

Все распорядительные документы должны соответствовать закону. Основные виды распорядительных документов подготавливаются в основном одинаково. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающий результат коллегиальной деятельности или единоначалия.

Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа:

1.Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;

2. Обсуждение и принятие документа ( постановления и решения);

3. Согласование и подписание документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена отдельным должностным лицам. Главное условие – компетентность. Юридической основой для разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящей организации, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности.

Подготовка документа требует сбора необходимой информации. Собрав и изучив необходимую информацию, получив полную ясность, четко определив цель приступают к составлению его проекта.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующего и распорядительного.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвано объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены события, факты, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае даются все поискные данные (вид акта, автор, полный заголовок, номер и дата). Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, решает, предлагаю, приказываю, которые пишутся прописными буквами.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. Вид документа предопределяет и характер изложения его текста. Формулировки должны быть конкретными. Если предполагаются различные по характеру действия и несколько исполнителей она делится на пункты. В каждом пункте указывается исполнитель предписанного действия и сроки. В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного документа. Могут быть приложения, ссылки на которые даются в конце каждого пункта.

Подготовив текст, приступают к его оформлению. Распорядительный документ оформляется на общем бланке формата А 4. В состав его реквизитов входят: Герб, эмблема, наименование организации, название вида документа, дата, индекс, номер, место составления, заголовок текста, текст, подпись, отметки о согласовании. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения подписываются председателем и секретарем.

III. Примерный устав частного предприятия.

1.Общие положения.

Предприятие учреждено гражданином …… на праве частной собственности. Учредитель отвечает по обязательствам своим имуществом, в пределах его вклада в уставной капитал, должно регистрироваться, полный хозрасчет, несет ответственность за результаты деятельности, государство не отвечает по обязательствам предприятия.

2.Предмет и цели деятельности. Права предприятия.

Предприятие создается с целью удовлетворения потребности в товарах, услугах и др. Осуществляет следующий вид деятельности…….., имеет право строить, приобретать, реализовывать, подписывать сделку, открывать филиалы …….

3.Органы управления и контроля, их компетенция.

Управление осуществляется директором, которого назначает учредитель. Между учредителем и директором подписывается контракт, в котором оговариваются права, обязанности, ответственности директора. Контроль осуществляется учредителем.

4.Порядок распределения прибыли и формирования фондов.

Учредитель создает уставный фонд ____ манн . Прибыль, после возмещения материальных затрат, оплаты труда, расчетов с государственными органами, распределяется таким образом: на производственное развитие ____%, социальное развитие ____%, резервный фонд ____%, и другие , хранит деньги на счетах в банке.

5.Гарантии работникам предприятия.

Это безопасные условия труда, минимальный размер заработной платы, социальное и медицинское страхование.

6.Условия реорганизации и ликвидации предприятия.

Ликвидация и реорганизация предприятия производится по решению собственника, коллектива, суда из-за невыполнения условий по закону, в случае признания его банкротом.

Устав государственного предприятия.

Зарегистрирован: Утверждаю:

________________ комитет по управлению госимуществом

________________ ________________ района

Самухский район Председатель комитета :

«_____» ________ года А.В.Мамедов __________

Регистрационный № «_____» _____________ года

Распоряжение № __________

Утвержден

решением общего собрания трудового

коллектива «____» _________года


Устав государственного предприятия

название предприятия________________________________________________

Устав частного предприятия

Предприятие зарегистрировано УТВЕРЖДАЮ

Администрацией ____________ Учредитель

«____» _______________года _____________________

«_____» __________ года

Устав частного предприятия

_____________________________________________(фамилия владельца)

________________________________________(название частного предприятия)

Юридический адрес __________________________________________



__________________________________________________________


ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

  1. Справки

  2. Докладные и объяснительные записки

  3. Акты

  4. Телеграммы



Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документ К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
1. Справки

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.
скачать файл


следующая страница >>
Смотрите также: